„Finden statt suchen“

Universitäten sind vielseitige und vielschichtige Organisationen, die hoheitliche Aufgaben erfüllen und auch privatwirtschaftlich tätig sind. Die Nachvollziehbarkeit und Transparenz dieses Handelns war und ist essentiell. Durch die Verlagerung „vom Papier zum digitalen Medium“ stehen Organisationen vor großen Herausforderungen. Daher hat sich die TU Wien 2023 entschieden, ein Records Management zu etablieren und dies im Entwicklungsplan auch festzusetzen.

„Ein strategisches Ziel für die Digitalisierung in der Verwaltung ist die nachhaltige Implementierung eines TU Wien Records Management Systems (TURM), um eine effiziente, sichere und gesetzeskonforme Lösung für die Verwaltung und Speicherung von Daten und Dokumenten zu gewährleisten.“

Alltägliche Vorgänge sollen vereinfacht, Planungen erleichtert, Anfragen zu getätigten Entscheidungen und Aktivitäten erleichtert bzw. ermöglicht und die Einhaltung von geltenden Rechtsvorschriften dokumentiert werden.

Laut der ISO-Norm 15489 umfasst Records Management die systematische Kontrolle der Erstellung, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Dokumenten. Es geht darum, sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen zuverlässig und nützlich sind. Der gesamte Informationsfluss, von der Erstellung bis zur Archivierung oder Vernichtung, muss dabei überwacht werden.

Um ein gutes Records Management zu erreichen, sind verschiedene Komponenten notwendig. Dazu gehören beispielsweise:

- Festlegung von Richtlinien und Standards

- Integration von Risikomanagement und Kontinuitätsmanagement

- Dokumentation von Prozessen (Audit Trails)