Verschiedene gesetzliche Bestimmungen, aber auch eigens gesetzte Richtlinien der TU Wien, formulieren die Implementierung eines Records Managements an der Organisation.

Bundesverfassungsgesetz, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster – Rechenschafts- und Beweispflicht
Art. 20, Abs. 4
„Alle mit Aufgaben der Bundes-, Landes- und Gemeindeverwaltung betrauten Organe sowie die Organe anderer Körperschaften des öffentlichen Rechts haben über Angelegenheiten ihres Wirkungsbereiches Auskünfte zu erteilen […]“

Universitätsgesetz, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster – Verpflichtung zur Aktenführung

§16 (1)

„An jeder Universität ist unter Verantwortung und Leitung des Rektorats […] ein Berichtswesen einzurichten, die den Aufgaben der Universität entsprechen. […]“

Informationsfreiheitsgesetz, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster – Verpflichtung der zeitnahen Auskunft

§4 (1)

„Informationen von allgemeinem Interesse sind von den mit der Besorgung von Geschäften der Bundesverwaltung oder der Landesverwaltung betrauten Organen, […] ehestmöglich in einer für jedermann zugänglichen Art und Weise im Internet zu veröffentlichen und bereit zu halten, soweit und solange sie nicht der Geheimhaltung unterliegen und solange ein allgemeines Interesse daran angenommen werden kann [...].“

Richtlinien der TU Wien

Richtlinie Datenschutz und Informationssicherheit, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

„Für personenbezogene Daten gelten umfassende, zwingend zu beachtende Schutzerfordernisse. Diese Daten sind mit entsprechenden technischen und organisatorischen Mitteln unter wirtschaftlich vertretbaren Aufwand abzusichern. Der gesetzliche Datenschutz ist stets zu gewährleisten.

Informationssicherheit hat den Schutz von Informationen zum Ziel. Alle Geschäftsabläufe in einer Organisation sind von Informationen und einem geregelten Informationsfluss abhängig, weshalb es von großer Bedeutung ist, ein angemessenes Niveau der Informationssicherheit zu erreichen und aufrechtzuerhalten.

[…]
Informationssicherheit ist auf den Schutz personenbezogener und unternehmensbezogener Information sowie auf kritische Geschäftsprozesse fokussiert. Damit soll verhindert werden, dass Daten verloren gehen, manipuliert oder verfälscht werden bzw. unberechtigtem Zugriff ausgesetzt sind.“

Abgabenrichtlinie, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

„Die Abteilung Datenschutz und Dokumentenmanagement verwaltet Unterlagen für die Leitungsorgane sowie für Dekanate, Institute und Abteilungen zu Zwecken der effizienten Verwaltung […] und Sicherung von Dokumenten, Wissen und Informationen.

Folgende Unterlagen des laufenden Betriebs sind verpflichtend nach deren Einlangen oder Versand […] an die Abteilung Datenschutz und Dokumentenmanagement zu übermitteln:
a) Originalverträge
b) für die Geschäftsführung der TU Wien relevante Schreiben von und an öffentliche Stellen wie Ministerien, Stadt Wien, Parlament, etc.,
c) Schreiben von und an Rechtsanwälte,
d) Protokolle samt Begleitmaterialien von Universitätsrat, Rektorat, Senat und Universitätsleitung

Bestehen die Unterlagen […] in elektronischer Form (E-Mail, Datenträger, etc.), so sind diese digital abzugeben.“

Forschungsdatenmanagementpolicy, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

„Forschungsdaten sind von Anfang an in geeigneten Systemen zu speichern und zu pflegen und in einem geeigneten Repositorium zur Verfügung zu stellen. […]

Die Wahrung der Integrität von Forschungsdaten sowie die Einhaltung der FAIR-Prinzipien ist von großer Bedeutung. Forschungsdaten sind korrekt, vollständig, unverfälscht und zuverlässig aufzubewahren. Zudem müssen ihre Auffindbarkeit, Identifzierbarkeit, Zugänglichkeit, Nachvollziehbarkeit, Interoperabilität und, soweit möglich, ihre Nachnutzbarkeit und Replizierbarkeit gewährleistet sein. […]

Auch Forschungsdaten, die in Zukunft von historischem Interesse sein werden, sowie die dazugehörigen Aufzeichnungen sind zu archivieren.“