Records Management ist die systematische Verwaltung von Dokumenten und Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus. Dazu gehören die Erstellung, Aufbewahrung, Nutzung und schließlich die Vernichtung oder Archivierung. Ziel ist es, sicherzustellen, dass wichtige Informationen effizient, sicher und nachvollziehbar verarbeitet werden, um Transparenz und Rechtssicherheit zu gewährleisten.

Ziele

Das Ziel des Records Managements ist es, Informationen und Dokumente systematisch zu verwalten, um deren Integrität, Verfügbarkeit und Sicherheit zu gewährleisten. Es umfasst die Erfassung, Klassifizierung, Speicherung und den Schutz von Aufzeichnungen während ihres gesamten Lebenszyklus.

Wichtige Ziele sind:

  1. Compliance: Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen (z.B. Datenschutz-Grundverordnung, Archivgesetz)
  2. Effizienz: Optimierung der Arbeitsabläufe durch einfache Auffindbarkeit von Informationen.
  3. Sicherheit: Schutz sensibler Daten vor unbefugtem Zugriff und Verlust.
  4. Kosteneffizienz: Reduzierung von Lagerkosten und Verbesserung der Ressourcennutzung.
  5. Wissenserhalt: Bewahrung wichtiger Informationen für zukünftige Generationen und zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen.

 

Insgesamt dient Records Management der Verbesserung der Organisation und Nutzung von Informationen innerhalb einer Institution.

Vorteile für Mitarbeiter und Organisationen

Für Mitarbeiter_innen:

- Weniger Zeitaufwand beim Suchen von Informationen
- Zugriff auf Dokumente von überall
- Bessere Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch klare Ablagestrukturen
- Erleichterte Vertretung bei Ausfällen von Kolleg_innen

Für Organisationen:

- Schnellere Informationssuche
- Vermeidung von Duplikaten
- Weniger Papierverbrauch (nachhaltiger und CO2-ärmer)
- Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
- Schneller Zugriff auf Beweise in rechtlichen Fällen
- Unabhängiger Zugang zu Informationen
- Mehr Transparenz, Kontinuität und Rechtssicherheit