1. Erstellung eines prozessorientierten Aktenplans

Ein prozessorientierter Aktenplan ist ein System zur Verwaltung von Dokumenten, das sich auf die Arbeitsabläufe in einer Organisation konzentriert. Er legt fest, welche Dokumente für bestimmte Prozesse benötigt werden und organisiert diese in Kategorien.

Der Plan hilft dabei, Informationen schnell zu finden, sicherzustellen, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden, und sorgt für eine klare Nachverfolgbarkeit von Dokumenten. Ziel ist es, die Dokumentation so zu gestalten, dass sie die täglichen Arbeitsprozesse effektiv unterstützt und wertvolles Wissen bewahrt.

2. Entwicklung klarer Richtlinien

Klare Richtlinien zur Dokumentenbenennung sind entscheidend, um Konsistenz und Auffindbarkeit zu gewährleisten. Diese Richtlinien sollten spezifische Formatvorgaben enthalten, wie z.B. die Verwendung von Datumsangaben, Abkürzungen und Projektnamen.

• Zur Dokumentensteuerung: Für eine einheitliche und vollständige Aktenführung sind Bestimmungen zu den Dokumenten und deren Fluss notwendig. Die Richtlinien sollten klar formulieren welche Dokumente für einen vollständigen Akt notwendig sind und ab wann ein Akt geschlossen werden kann.

• Zu den Dateibenennungen: Es ist hilfreich, Beispiele für gängige Namenskonventionen bereitzustellen. Zum Beispiel könnte ein Dokument für einen Vertragsabschluss folgendermaßen benannt werden: „Vertrag_Kunde_2024-10-01“. Solche Konventionen sollten so gestaltet sein, dass sie sowohl für Menschen als auch für Maschinen leicht verständlich sind. Außerdem sollte ein einheitliches Schema etabliert werden, das alle Mitarbeiter verwenden, um Verwirrung zu vermeiden.

• Zu Aufbewahrungsfristen: Die Festlegung von Aufbewahrungsfristen ist entscheidend, um gesetzliche Vorgaben und geschäftliche Anforderungen zu erfüllen. Diese Fristen können je nach Dokumententyp variieren. Beispielsweise können steuerrelevante Dokumente zehn Jahre lang aufbewahrt werden, während interne Berichte nach fünf Jahren gelöscht werden können. Die Fristen sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um Änderungen in der Gesetzgebung zu berücksichtigen. 

• Zu Schulungen: Schulungen sind gerade in der On-Boarding Phase maßgeblich dafür verantwortlich, dass neue Mitarbeiter_innen sich an der Organisation zurechtfinden und wohlfühlen. Durch die Einführung neuer Praktiken und Tools ist es notwendig Mitarbeiter_innen in Form von Schulungen zu unterstützten.

3. Implementierung eines Systems zum Monitoring und Einhaltung

Ein effektives System zur Überwachung der Aufbewahrungsfristen ist notwendig, um sicherzustellen, dass Dokumente rechtzeitig archiviert oder vernichtet werden. Dies kann durch automatisierte Erinnerungen in der Dokumentenmanagement-Software oder durch regelmäßige Audits erfolgen. Eine klare Dokumentation der Prozesse und Entscheidungen ist ebenfalls wichtig, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.