Die Abteilung Datenschutz und Dokumentenmanagement versteht sich als das Zwischenarchiv der TU Wien. Hier werden die Geschäftsstücke des Rektorats und der zentralen Verwaltung mit einer Geschäftszahl versehen und archiviert. Den Mitarbeiter_innen ist es durch die Ablage möglich, sofern sie die Berechtigung haben, die Akten der Verwaltung, die nicht älter sind als 20 Jahre, schnellstmöglich einzusehen.
Nach einer Ablauffrist von 20 Jahren werden die Verwaltungsakten dem Universitätsarchiv zur Bewertung angeboten. Personalakten, die noch in Papierform an- und abgelegt wurden, finden Sie generell im Universitätsarchiv. 

Weiter entwickelt die Abteilung, mit Hilfe der Abteilung Archiv und Campus Informationstechnologie, ein hauseigenes Records Management System.

Konkret heißt das:

• Sie können in Akten, die bis zu 5 Jahre alt sind, innerhalb von 2 Stunden Einsicht nehmen
• Akten, die älter als 5 Jahre sind, stehen Ihnen innerhalb von 48 Stunden zur Verfügung
• Bei Verwaltungsakten die älter als 20 Jahre sind, wenden Sie sich bitte an das Universitätsarchiv

So funktioniert es

1. Anfrage telefonisch, per E-Mail oder persönlich
2. Aushebung des gewünschten Aktes
3. Einsicht oder Abholung in der Abteilung Datenschutz und Dokumentenmanagement