Bei “B-Auftragsforschung und Forschungskooperationen” bildet der Gemeinkostensatz sowohl die Basis für die Kalkulation der Projektkosten als auch die Basis für die Berechnung des Kostenersatzes.

Der Gemeinkostensatz beträgt für die gesamte TU Wien einheitlich ab 1.1.2024 für die nächsten fünf Jahre 84%. Er wird in der Kalkulationsvorlage hinterlegt sein. (Einen Mischsatz oder unterschiedliche Sätze für die Fakultäten sieht die neue Kostenersatz-Richtlinie nicht vor.)

Der Kostenersatz wird auf alle Erlöse berechnet und entspricht bei “B-Auftragsforschung und Forschungskooperationen” für die nächsten fünf Jahre jeweils 23% der verbuchten Erlöse. (Berechnung: 42 (=die Hälfte vom Gemeinkostensatz) /184 (=Vollkosten) = 23%. Siehe auch §7 der Kostenersatzrichtlinie.)

Die Entscheidung darüber, welche Kostenersatz-Richtlinie für ein Projekt zur Anwendung kommt, wird auf Basis des Projektstatus lt. TISS Projektdatenbank getroffen.

Projekte, die ab 1.1.2024 lt. TISS Projektdatenbank von der Projektleitung eingereicht wurden, unterliegen der ab 1.1.2024 gültigen Kostenersatz-Richtlinie. Entscheidend ist der Eventtyp „Einreichung betätigt“ (durch Projektleiter_in).

Für Projekte, die diesen Status in der TISS Projektdatenbank bis 31.12.2023 erreichen, kommt die ab 2014 gültige Kostenersatz-Richtlinie zur Anwendung.

Der Zeitpunkt der Erfassung der Stammdaten in der TISS Projektdatenbank hat somit Auswirkung auf die Kostenersatzeinstufung und die Rahmenbedingungen, unter denen das Projekt durchgeführt wird.

Projekte werden während ihrer Projektlaufzeit nur einer Kostenersatz-Richtlinie unterzogen. Diese wird bis Projektende angewendet.

Die Projektsalden der Projekte, welche der seit 2014 gültigen Kostenersatz-Richtlinie unterliegen, werden nach dem Ende des Quartals, in welchem der Projektabschluss erfolgte, der Abbuchung von 20% unterzogen, d.h. dass effektiv 16,67% vom Projektsaldo als Flatrate verrechnet werden. Der eingezogene Betrag wird anteilig auf die V-Innenaufträge der Forschungsgruppen, -Bereiche bzw. an die Fakultät refundiert.

Die Guthaben aller aktiven Sammler (u.a. auch Projektleiter_innen-Sammler), welche im Innenauftrag kein „A“ enthalten, werden zum Stichtag 1.1.2024 einer 20%igen Belastung unterzogen. Weil diese Guthaben in Summe aber sowohl die Ausgaben als auch die Belastung decken müssen, werden effektiv 16,67% vom Guthaben abgebucht. (Die Verrechnung und Verbuchung wird Mitte Jänner 2024 erfolgen.)

Beispiel:

Der eingezogene Betrag wird entsprechend der seit 2014 gütigen Kostenersatz-Richtlinie anteilig auf die V-Innenaufträge der Forschungsgruppen, -Bereich bzw. an die Fakultät refundiert.

Sammler, welche mit „A“ enden, und nicht der seit 2014 gültigen Kostenersatz-Richtlinie unterliegen, bleiben von dieser Kostenersatz-Einziehung unberührt.

Nach dieser einmaligen Belastung der Sammler-Guthaben mit 16,67% zum 1.1.2024, sind sämtliche Sammler kostenersatzbefreit. Um die Anzahl der Sammler zu reduzieren, werden in Abstimmung mit den jeweiligen Instituten im Laufe des Jahres 2024 Sammler entsprechend der Organisationsstruktur zusammengelegt.

Der Fachbereich Projektcontrolling und – support wird diesbezüglich im Laufe des Jahres auf die Verantwortlichen zukommen.

Um den Projektbezug zu gewährleisten, soll die Verbuchung von Zahlungseingängen / Erlösen im Drittmittelbereich auf Projekt-Innenaufträge erfolgen. Sollten dennoch Erlöse auf Sammlern verbucht werden, würde für diese am Ende des Quartals der Gemeinkostenbetrag von 23% verrechnet werden.

Bei der Verwendung der Sammler-Guthaben für die Aufzahlung von Stammpersonal wird ab 1.1.2024 für die entsprechend gebuchten Personalkosten den Sammlern ein Betrag in Höhe von 16,67% wieder gutgeschrieben. (Die Refundierung wird nicht rückabgewickelt und verbleibt auf den V-Innenaufträgen).

Diese Gutschrift wird nach Quartalsende verbucht und wird sich immer auf 16,67% belaufen. (Unabhängig aus welchen Projekten das Guthaben der Sammler stammt.) Dabei werden die Personalkosten nur bis zur Höhe der Vollanstellung berücksichtigt. Für Beträge, welche die Vollanstellung überschreiten, wird keine Gutschrift erfolgen.

Bei der Aufzahlung von Stammpersonal über Projekt-Innenaufträge wird die Gutschrift 10% bzw. 23% betragen, abhängig davon ob es sich bei dem betroffenen Projekt um „A-Forschungsförderung” oder “B-Auftragsforschung und Forschungskooperationen” handelt. Auch in diesem Fall wird die Gutschrift nach Quartalsende verbucht. Die Gutschrift wird nur für Personalkosten bis zur Höhe der Vollanstellung gewährt.