In dieser Übersicht sind alle Abgaben und Fristen, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster dargestellt, die im Laufe des Jahres für CD-Labors zu beachten sind. Neben den Verpflichtungen seitens der Projektleitung bzw. TUW, sind auch jene, seitens CDG ersichtlich.

Auf Rechnungen zu Lasten des Laborbudgets muss der Bezug zum konkreten CD-Labor klar dargestellt werden. Ansonsten können die Kosten nicht gefördert werden. Sollte kein Platz im Adressfeld für den Namen und die Anschrift des CD-Labors sein, muss es auf jeden Fall bei den Referenzen angeführt werden.

Rechnungen, die auf die Laborleiterin/den Laborleiter als Privatperson ausgestellt sind, können nicht anerkannt werden.

Pauschalverrechnungen, etwa in Bezug auf Büromaterial oder Kopierkosten, zwischen Universität/Forschungseinrichtung und dem CD-Labor sind nicht zulässig; es muss in jedem Fall eine Zuordenbarkeit anhand von Leistungseinheiten oder Stückzahlen vorgenommen werden.

Elektronische Rechnungen, d.s. laut Bundesabgabenordnung Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden, werden akzeptiert, wobei folgende Punkte gewährleistet sein müssen:

• Echtheit der Herkunft der Rechnung
• Unversehrtheit der Rechnung
• Lesbarkeit der Rechnung

Auszahlung der Förderraten von der CDG

Die Auszahlung der CDG Förderraten erfolgt 4 mal jährlich (einmal im Quartal). Bitte dazu im SAP Services eine Ausgangsrechnung erstellen damit der Fördereingang zugeordnet werden kann. Idealerweise werden die Ausgangsrechnungen für alle vier Quartale zu Jahresbeginn erstellt. Bei Fragen kontaktieren Sie bitte die Debitorenbuchhaltung debitorenbuchhaltung@tuwien.ac.at.

Beteiligung mehrere Institute

Sind bei einem CD-Labor mehrere Institute beteiligt aber nur ein Modul vorhanden, so wird der CDG nur ein Innenauftrag gemeldet welcher in der konkreten Betreibervereinbarung steht und über welchen die Förderratenauszahlung erfolgt. Verbucht wird jedoch auf getrennten Innenaufträgen je Institut. Es wird eine gemeinsame Ausgabenliste über die Innenaufträge erstellt. Eine Weiterleitung der vereinbarten Förderrate erfolgt über eine interne Verrechnung. Bei Fragen kontaktieren Sie bitte die Debitorenbuchhaltung debitorenbuchhaltung@tuwien.ac.at 

Die Jahresabrechnung ist für jedes laufende CD-Labor bis zum 31.1. des Folgejahres an die CDG zu übermitteln. Die Jahresabrechnung besteht dabei aus zwei Teilen. In beiden sind die gleichen Kosten, aber unterschiedlich aggregiert, darzustellen.

Abgabe Jahresabrechnung: CDG-Webtool

Die im jeweiligen Kalenderjahr entstandenen Kosten sind im Form eines jährlichen Finanzberichts bis zum 31.1. im CDG-Webtool zu erfassen. Bei Bedarf unterstützten Sie Ansprechpersonen aus dem Fachbereich Projektcontrolling dabei.

(Die Unterstützung bei der Eingabe des Finanzberichtes ins CDG-Webtool wird in dieser Form durch den FB Projektcontrolling das erste Mal angeboten. Nach dem Buchungsschluss für 2024 (ab 11.1.) bis 31.1. werden wir jene Projektleiter_innen unterstützen, die den Bedarf explizit auf Nachfrage äußern.

In Anbetracht des kurzen Vorbereitungszeitraums und der Tatsache, dass diese Unterstützung erstmalig angeboten wird, werden die Projektleiter_innen im Dezember kontaktiert und Termine sukzessive festgelegt. Die CD-Labors, welche in den letzten beiden Jahren starten, werden in diesem Jahr vorrangig behandelt.

Abgabe Jahresabrechnung: per E-Mail an CDG

Folgende Unterlagen werden vom Fachbereich Projektcontrolling der Laborleitung, ab 11.1. (nach erfolgtem Buchungsschluss für 2024) zur Verfügung gestellt und sind bis 31.1. per E-Mail an alexander.grunner@cdg.ac.at zu übermitteln.

- Auszug aus dem Verrechnungssystem (SAP) detailliert (pdf-Datei)

- Auszug aus dem Verrechnungssystem (SAP) komprimiert mit Einnahmen und Ausgaben (pdf-Datei)

- Ausgabenliste.xlsx entsprechend den Ausgaben im Finanzbericht, aufgeteilt auf Kostenkategorien 

(Werte aus dem Auszug aus dem Verrechnungssystem, aufgeteilt in Finanzbericht regulär und Budgetübertrag sowie – sofern zutreffend – Auslaufphase und Sonderförderung). Wenn der Auszug aus dem Verrechnungssystem mit der Ausgabenliste.xlsx nicht übereinstimmt, ist eine entsprechende Überleitung inklusive Erklärung im entsprechenden Register der Ausgabenliste.xlsx vorzunehmen.

- Auszug aus dem Anlagenverzeichnis (SAP), in dem alle von der CDG geförderten Geräte enthalten sind, und eine Zugangsliste für das abzurechnende Jahr

Vor-Ort-Prüfung

Jedes CD-Labor wird 1x während der gesamten Laufzeit einer Vor-Ort-Prüfung unterzogen, bei welcher die Prüfer_innen der CDG anwesend sind, als auch der Wirtschaftsprüfer, welcher die Finanzabteilung der CDG prüft. (=quasi Doppelprüfung: Prüfung des CD-Labors durch die CDG Finanzabteilung + Prüfung der Prüfweise der CDG-Finanzabteilung durch deren Wirtschaftsprüfer)

Physische Ablage von Originalrechnung am Institut: nicht nötig!

Bei dieser Prüfung wird auch Einsicht in die Belege verlangt. Mit der Finanzabteilung der CDG gibt es die Vereinbarung, dass dazu die in TUinsight ersichtlichen Belege verwendet werden und bei Bedarf ausgedruckt werden sollen. Die physische Ablage der Originalrechnungen in Ordnern am Institut ist für die CD-Labors nicht mehr nötig, weil sämtliche Rechnugnen in SAP bzw. TUinsight verfügbar sind!

Voll- und Stichprobenprüfung, TUinsight-Zugang für CDG-Finanzabteilung

Abseits der oben beschriebenen Vor-Ort-Prüfung werden die restlichen Jahresabrechnungen seitens CDG Finanzabteilung einer Voll- oder Stichprobenprüfung unterzogen.

Diese Prüfungen werden seitens der CDG-Finanzabteilung nach Abgabe der Jahresabrechnungen (Frist 31.1.) zwischen Juni und März des Folgejahres durchgeführt.

Weil die CDG Finanzabteilung nun einen Zugang zu den TUinsight Berichten hat, können diese Prüfungen zeit- und ortsunabhängig durchgeführt werden. Vor-Ort-Termine und das Vorbereiten von Originalrechnungen entfällt! Sollten sich während dieser Prüfungen Fragen ergeben, würde die CDG-Finanzabteilung sowohl die Projektleitung, als auch den FB- Projektcontrolling anschreiben.

(Bei den Stichprobenprüfungen würde immer ein Anschreiben vorher erfolgen um diese anzukündigen. Die entsprechenden Belege müssen dann für den Prüfer aus TU-Insight zur Verfügung gestellt werden.)

Prüffeststellungen

Um gezielter im Zusammenhang mit den Jahresabrechnungen unterstützen zu können, werden die Prüffeststellungen der Voll- und Stichprobenprüfungen zukünftig auch an den FB-Projektcontrolling geschickt.

Antworten seitens FB-Projektcontrolling an die CDG-Finanzabteilung würden nur in Absprache mit den Projektleitungen erfolgen! Der FB-Projektcontrolling würde die Projektleitungen in jeglicher Kommunikation betreffend derer CD-Labors einbinden!

Budgetdaten und Jahresabrechnungen sind der CDG zum Großteil via Webtool zu übermitteln. Die Zugangsdaten für das Webtool der CDG werden der Projektleitung beim Gründungsgespräch kommuniziert.

In Webtool der CDG sind seitens Projektleitung folgende Information (jährlich) zur erfassen:

• Nach dem Gründungsgespräch: Plan-Budgets für die gesamte Laufzeit des CD-Labors

• Plan-Budget des Folgejahres
• Antrag für spezifischen Budgetübertrag
• Finanzbericht / Jahresabrechnung. Der FB Projektcontrolling unterstützt sie bei der Einagbe des Finanzberichts ins Webtool

In Webtool der CDG können seitens Projektleitung folgende Information abgerufen werden:

• Ausdruck der Formulare für das Budget des Folgejahres, welches von den Unternehmenspartnern firmenmäßig zu unterzeichnen ist

Externe Module

Module die an einer anderen Universität angesiedelt sind, müssen die Abrechnung für die CDG selbst durchführen. Es gibt in diesem Fall 2 Ausgabenlisten. Alle relevanten Unterlagen müssen an den CD-Laborleiter gesendet werden damit dieser die Ausgaben im Webtool eintragen kann und alle relevanten Unterlagen für die Abrechnung an die CDG senden kann.

Interne Module

Für die Abrechnung von internen Modulen ist der Laborleiter zuständig. 

Es kann der Fall eintreten, dass nicht alle für ein Kalenderjahr genehmigten Budgetmittel bis 31.12. des Jahres verbraucht werden. Sollten beispielsweise Finanzmittel absehbar nicht verbraucht werden, weil sich die Anschaffung eines Geräts oder die Einstellung von Personal des CD-Labors verzögert hat, können diese Mittel ins nächste Jahr übertragen werden. Hier wird zwischen der automatischen und der spezifischen Budgetübertragung unterschieden.

Automatische Budgetübertragung

Nicht ausgeschöpfte Budgetmittel werden ab einem Betrag von EUR 1.000,00 bis zum zulässigen Maximalbetrag automatisch ins Folgejahr übertragen: im ersten Jahr der Laufzeit maximal 50% des Laborbudgets des laufenden Jahres, ab dem zweiten Jahr jeweils maximal 20% des Laborbudgets des laufenden Jahres.

Spezifische Budgetübertragung

Möchten LaborleiterInnen höhere Beträge übertragen, als in der automatischen Übertragung möglich ist, kann ein entsprechender Antrag auf spezifische Budgetübertragung gestellt werden. Ein Antrag auf spezifische Budgetübertragung muss bis fünf Wochen vor der letzten Sitzung des Kuratoriums im laufenden Jahr gestellt werden. Eine nachträgliche, also rückwirkende spezifische Budgetübertragung ist nicht möglich. Die Unternehmenspartner müssen einer spezifischen Budgetübertragung zustimmen. (siehe auch CDG-Leitfaden 4.4.)

Alle im Rahmen des CD-Labors benötigten Anlagen sind, unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten, direkt über die TUW zu kaufen. Der Kauf über die TU GB ist im Zusammenhang mit den CD-Labors nicht vorgesehen!

Falls eine betroffene Anlage mischfinanziert werden soll, z.B. u.a. aus Sammlerguthaben, bitten wir Sie vorab Kontakt mit uns aufzunehmen, um die korrekte Verbuchung abzusprechen und zu gewährleisten.

TU Inventaraufkleber + CDG Aufkleber + Foto SAP

Wichtig: Die CDG fordert bei allen Anlagenkäufen ein Foto der Anlage inkl. TU-Inventaraufkleber + CDG-Aufkleber als Nachweis. Bitte dieses Foto inkl. Aufkleber in SAP hochladen. Dann ist der Nachweis automatisch bei der Prüfung in TUInsight abrufbar und muss nicht nachgefordert werden!

Nachstehend einige Informationen bzgl. Anschaffungsgrenzen bei der CDG vs. TU und Berücksichtigung im Budget hinsichtlich Aufteilung Kalenderjahr und Forschungsjahr

Anschaffungsgrenze von Geräten bei der CDG

Die Anschaffungsgrenze beim Inventar liegt bei der CDG bei EUR 1.200,00 (inkl. Ust.). Da die Grenze der TU bei EUR 1.000,00 liegt, müssen die Kosten in der Ausgabenliste entsprechend angepasst werden. In der Ausgabenliste müssen diese Kosten unter "sonstige Kosten, die kein Inventar darstellen" eingetragen werden.

Umschichtung vom Inventar bzw. zum Inventar

Eine Umschichtung zum Inventar ist NUR mit Genehmigung erlaubt.

Aufteilung Budget von Forschungsjahre auf Kalenderjahre

Bei der Aufteilung des Budgets muss darauf geachtet werden, dass die Anschaffung von Inventar nicht einfach aliquotiert werden kann. Man muss sich überlegen, in welchem Kalenderjahr das Inventar angeschafft werden soll bzw. geplant ist und dies entsprechend berücksichtigen bei der Aufteilung von Forschungsjahren auf Kalenderjahre. Seitens der CDG besteht hier Wahlfreiheit.

Anschaffung eines Gerätes ab EUR 10.000,00

Bei einer Anschaffung ab EUR 10.000,00 müssen die Unternehmenspartner zustimmen.

Anschaffung eines Gerätes ab EUR 50.000,00

Bei einer Anschaffung ab EUR 50.000,00 muss eine Genehmigung vom Kuratorium vorliegen

Budgetumschichtungen bis 30%

Umschichtungen innerhalb des genehmigten Budgets, das sind Verschiebungen von einer Kostenkategorie in eine andere, können bis zu einer Höhe von 30% des Laborbudgets - mit Ausnahme von Umschichtungen zu Inventar - eigenhändig im Finanzbericht vorgenommen werden.

ACHTUNG bei Umschichtungen zwischen Modulen und Unternehmenspartnern: hier ist vorab Rücksprache mit dem Generalsekretariat zu halten.

Budgetumschichtungen über 30% des Laborbudgets

Bei Budgetumschichtungen über 30% des Laborbudgets muss ein Antrag an das Kuratorium gestellt werden

In Entwicklung: Die Bereitstellung eines Monitoringberichts, welches den Vergleich zwischen dem PLAN-Budget und IST Kosten während des Jahres ermöglicht.

• Handbuch zum Betrieb eines CD-Labors
• Handout zum CDG-Webtool