Das Vizerektorat für Studium und Lehre legt das Evaluationsprogramm inklusive eines Zeitplans für die externe Evaluation aller Studien fest. Bei der Ausarbeitung des zeitlichen Ablaufs wird darauf geachtet, dass ein Studienplan zum Zeitpunkt der Evaluation bereits mehrere Semester in Kraft sein muss, um ausreichend Daten und Erfahrung zur Verfügung zu haben, die in die Evaluation einfließen können.

Entsprechend dem festgelegten Zeitplan werden an den betroffenen Fakultäten Arbeitsgruppen für die jeweiligen Studienrichtungen eingesetzt, die maßgeblich für die Koordination und Steuerung des Ablaufs sowie für die Erstellung eines sogenannten Selbstberichts zuständig sind. In Folge arbeiten diese Arbeitsgruppen auch die Stellungnahme zum Bericht der Gutachter_innen aus und leiten aus den Ergebnissen erste Handlungsvorschläge ab.

Einsetzung der Arbeitsgruppe

Die Arbeitsgruppe zur Steuerung und Koordination eines Peer Reviews wird vom zuständigen studienrechtlichen Organ (Studiendekan_in) geleitet.

Die Arbeitsgruppe setzt sich aus folgenden Mitgliedern zusammen:

• Studiendekan_in (als Leiter_in und Ansprechperson, ist fixes Mitglied der Arbeitsgruppe)
• eine von der Studienkommission nominierte Person
• eine vom Fakultätsrat nominierte Person
• eine von Senat nominierte Person
• ein_e von der Studienvertretung nominierte_r Studierendenvertreter_in

Für jedes Mitglied wird auch ein Ersatzmitglied nominiert. Sollte es sich um ein interfakultäres Studium handeln, dann sind Vertreter_innen aller beteiligten Studienrichtungen einzusetzen. Jede Studienrichtung sollte soweit möglich durch mindestens ein Mitglied vertreten sein.

Aufgaben der Arbeitsgruppe

Die Aufgaben der Arbeitsgruppe umfassen die Nominierung der Gutachter_innen (Peers) sowie die operative Abwicklung und Betreuung des Reviews inklusive der Planung und Organisation einer Vor-Ort-Visite.

Die Arbeitsgruppe hat dabei eine stark koordinierende Funktion und leitet im ersten Schritt die Durchführung eines internes Reviews unter Einbezug aller wesentlichen Stakeholder. Das Ergebnis dieses internen Reviews ist ein Selbstbericht, der wesentlich für das externe Review ist.

Dabei soll eine Verzahnung mit der im Rahmen der Qualitätssicherung vorgesehenen Überprüfung der Studienpläne durch die Studienkommission entsprechend dem Leitfaden zur Studienplan-Erstellung für Bachelor- und Masterstudien erfolgen. Diese Überprüfung des Qualifikationsprofils und der Modulbeschreibung ist alle 3 Jahre bzw. zumindest einmal in der Funktionsperiode der jeweiligen Studienkommission vorzunehmen. Dabei wird festgestellt, ob das Qualifikationsprofil des Studienplanes im Spannungsfeld zwischen den äußeren Erwartungen (der Gesellschaft, des Arbeitsmarkts), inneren Entwicklungen (Forschungsprofile, personelle Entwicklung) und der Umsetzung des Studienplans noch aktuell ist.

Die Arbeitsgruppe übernimmt nach Erhalt des Berichts der externen Gutachter_innen (Peers) das Verfassen einer Stellungnahme sowie die Ableitung von Handlungsempfehlungen. Die Arbeitsgruppe ist auch dafür verantwortlich diese Ergebnisse an alle Gremien weiter zu kommunizieren und mit den betroffenen Gremien zu diskutieren. 

Unter Einbezug des von der Arbeitsgruppe erstellten Selbstberichts wird die externe Evaluation durch Gutachter_innen durchgeführt. Diese Gutachter_innengruppe besucht auch im Rahmen einer von der Arbeitsgruppe organisierten Vor-Ort-Visite die TU Wien. Diese Visite soll 2-3 Tage dauern. Eine Berichtslegung auf Basis einer reinen Dokumentenanalyse ist nicht ausreichend.

Das Ergebnis des externen Reviews wird in Form eines schriftlichen Evaluationsbericht an die Arbeitsgruppe übermittelt.

Auswahl der Gutachter_innen

Die Gutacher_innengruppe soll insgesamt folgende Qualifikationsgebiete vollständig abdecken, wobei eine Person durchaus mehrere Kompetenzbereiche übernehmen kann:

• ausgewiesene wissenschaftliche Qualifikation im Fachbereich
• Kenntnis des Berufsfelds durch eine facheinschlägige berufliche Tätigkeit
• didaktische Erfahrung und Erfahrung in der Entwicklung, Durchführung und Evaluation von Curricula
• aktuelle studentische Erfahrung durch ein facheinschlägiges Studium

Grundsätzlich sind externe Gutachter_innen vorgesehen. Die Gutachter_innengruppe soll 4 bis max. 8 Personen umfassen.

Sinnvoll erscheint bspw. die Mitwirkung von

• einer/m im Arbeitsmarkt integrierten Studierenden, Absolvent_in
• Vertreter_in der Berufspraxis
• Fachvertreter_innen (möglichst eine Person aus dem Ausland)
• Hochschuldidaktiker_in bzw. Curriculumsentwickler_in
• einer fachfremden Person

Eine Liste in Frage kommender Gutachter_innen wird von der Arbeitsgruppe zusammengestellt, wobei darauf zu achten ist, dass ausreichend Personen genannt sind um alle benötigten Qualifikationen abzudecken. Der Vizerektor für Studium und Lehre in Abstimmung mit dem QML wählt aus dieser Liste eine Gruppe an Gutachter_innen aus, die die externe Evaluation durchführen soll.

Die Gutachter_innengruppe bestimmt eine_n Leiter_in, die als Ansprechperson fungiert.

Abhaltung und Durchführung des externen Peer Review

Der Gutachter_innengruppe werden von der Arbeitsgruppe vorbereitete Unterlagen übermittelt. Dazu zählen der Selbstbericht sowie die beigelegten Daten und ergänzende Unterlagen. Bei Bedarf können auch zusätzliche Unterlagen und Daten bei der Arbeitsgruppe angefordert werden. Das QML unterstützt soweit möglich durch die Bereitstellung von benötigten Auswertungen und Berichten.

Ablauf der Vor-Ort-Visite

Die Gutachter_innengruppe kommt zu einer von der Arbeitsgruppe organisierten Vor-Ort Visite im Umfang von 2-3 Tagen. Im Rahmen dieser Visite können die Gutachter_innen Gespräche u.a. mit Vertreter_innen des Rektorats, Dekan_innen, Studienkommissionen, Studiendekan_innen, Professor_innen, wissenschaftlichem Nachwuchs, Absolvent_innen und Studierenden führen. 
Zum Ende der Visite geben die Gutachter_innen der Arbeitsgruppe eine erste mündliche Rückmeldung zu ihren Eindrücken (Debriefing).
Etwa vier Wochen nach der Vor-Ort-Visite übermittelt der_die Leiter_in der Gutachter_innengruppe den schriftlichen Evaluationsbericht an die Arbeitsgruppe.
Die Arbeitsgruppe setzt sich mit diesen Ergebnissen auseinander und verfasst eine Stellungnahme zum Bericht der Gutachter_innen und leitet Handlungsempfehlungen ab.

Die Arbeitsgruppe übermittelt den Selbstbericht, den Evaluationsbericht der von der Gutachter_innengruppe erstellt wurde, sowie die Stellungnahme und die Handlungsempfehlungen an das Rektorat, den Senat, die betroffene/n Studienkommission/en, den Fakultätsrat und die Studierendenvertretung.

Die Ergebnisse der Reviews, intern wie extern, werden in diesen Gremien diskutiert und in jenen Bereichen, in denen es sinnvoll erscheint, werden Ziele definiert und entsprechende Handlungsempfehlungen festgelegt, die für die jeweilige Studienrichtung als realisierbar und geeignet angesehen werden.

Die Ergebnisse sollen für universitätsinterne Zielvereinbarungen zwischen Rektorat und Fakultäten verwendet werden. Gegebenenfalls werden Maßnahmen zur Weiterentwicklung der Studienpläne oder zur Umsetzung der darin formulierten Ziele in den betroffenen Gremien festgelegt.  Die Arbeitsgruppe fasst gemeinsam mit dem QML die Ergebnisse, Ziele und Empfehlungen in einem Abschlussbericht zusammen. Dieser Abschlussbericht dient auch als Grundlage für den nächsten Evaluationsdurchgang um zu bemessen inwieweit geplante Aktionen durchgeführt und die gesteckten Ziele damit erreicht werden konnten.