Themen

1.    Budgetjahr vs. Kalenderjahr - Hinweis aus der Kreditorenbuchhaltung und dem Controlling
2.    Verdacht auf finanzielle Unstimmigkeiten
3.    EU-Kleinunternehmerregelung ab 2025
4.    Begründungen für Taxirechnungen außerhalb der akzeptierten Zeiten bei Reiseabrechnungen
5.    Einkauf über eBay
6.    Projektabrechnungen: Vergleichsangebote für Reisekosten, wenn vor oder nach der Reise Urlaub in Anspruch genommen wurde
7.    Projektabschlüsse in der TISS Projektdatenbank
8.    FWF Handbuch für §27-Projekte (PROFI)
9.    Schließung von Alt-Sammlern, welche A oder X in ihren Bezeichnungen enthielten
10. Nun auch Informationen über andere Fördergeber auf unserer Website nachzulesen

1.    Budgetjahr vs. Kalenderjahr - Hinweis aus der Kreditorenbuchhaltung und dem Controlling

Wir möchten darauf hinweisen, dass das Budgetjahr 2024/25 der Fakultäten noch bis 31.08.2025 läuft, nicht ausgeschöpftes Sachmittel-Budget verfällt somit nicht per 31.12.2024. Mittel für Zielvereinbarungsprojekte (Projektbudget) stehen noch bis Stichtag 31.08.2025 zur Verfügung und verfallen ebenfalls nicht mit 31.12.2024.

2.    Verdacht auf finanzielle Unstimmigkeiten

Sollten Sie einen Verdacht auf finanzielle Unstimmigkeiten haben, finden Sie weitere Anhaltspunkte und Informationen im hier abrufbaren Folder, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster.

Meldungen bitte entweder nach Terminvereinbarung persönlich an die Abteilung Interne Revision und Compliance, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster oder per E-Mail an compliance@tuwien.ac.at.

3.    EU-Kleinunternehmerregelung ab 2025

Kleinunternehmer mit Sitz in einem anderen EU-Mitgliedsstaat können sich ab 1.1.2025 in ihrem Ansässigkeitsstaat als Kleinunternehmer registrieren und erhalten eine UID-Nummer mit der Endung „EX“. Dies hat steuerliche und buchhalterische Folgen für die TU Wien.

Eingangsrechnungen zu Lieferungen bzw. Leistungen von registrierten Kleinunternehmern werden in Zukunft ohne Reverse Charge-Steuer verbucht. Daher wird die Lieferung bzw. Leistung von einem in der EU registrierten Kleinunternehmer für die TU Wien um 20 Prozent günstiger als bisher, da keine Steuer abgeführt werden muss. Diese Eingangsrechnungen sind mit dem Steuercode „V3“ zu verbuchen.

Sobald der registrierte Kleinunternehmer gewisse Schwellenwerte (innerhalb der EU, oder nur in Österreich) überschreitet, fällt die EU-Kleinunternehmerregelung wieder weg und die TU Wien als Empfänger der Eingangsrechnung führt wieder Reverse-Charge Steuer (bei Leistungen) oder Erwerbsteuer (bei Lieferungen) ab.

Wenn ein registrierter Kleinunternehmer die Schwellen überschreitet und weiterhin mit der UID-Nummer mit der Endung „EX“ auf Rechnungen auftritt, könnte es zu Steuernachzahlungen und ggf. zusätzlichen Gebühren/Strafen für die TU Wien kommen. Daher benötigen wir vom registrierten Kleinunternehmer neben der Rechnung immer auch eine Bestätigung, dass die Schwellenwerte nicht überschritten wurden. Dieses Bestätigungsformular wird HIER , öffnet eine Datei in einem neuen Fensterbereitgestellt (Formular am 12.12.2024 bereitgestellt).

Wir rechnen im Laufe des Jahres 2025 mit weiteren Informationen seitens des Bundesministeriums für Finanzen und werden dahingehend die nötigen Änderungen vornehmen.

Besonders in diesem Fall möchten wir nochmals darum bitten immer die aktuellen Formulare von der Website zu verwenden, denn auch das Formular für Honorarnoten für Werkverträge wird ab 2025 angepasst und kann von dieser neuen Regelung betroffen sein.

Formulare: Honorarnote, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster; und für Ausländer zusätzlich ZS QU1 -Erklärung natürlicher Personen für Zwecke der DBA Quellensteuerentlastung / Declaration by individuals for the purpose of tax treaty relief at source (Formular), öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

4.    Begründungen für Taxirechnungen außerhalb der akzeptierten Zeiten bei Reiseabrechnungen

Wir möchten auf die gültigen Richtlinien hinweisen und bitten jedenfalls bei der Abrechnung von Taxirechnungen eine Begründung im Kommentarfeld in SAP Services anzuführen.

Grundsätzlich sind für Wege von/zu Flughäfen/Bahnhöfen öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen. Die Nutzung eines Taxis zum/vom Flughafen/Bahnhof ist bei Reisen die vor 06:00 Uhr beginnen bzw. nach 22:00 Uhr enden jedoch zulässig.

Die Benutzung von Taxis ist auch dann zulässig, wenn keine geeignete oder zumutbare öffentliche Verkehrsinfrastruktur vorhanden ist, bei Reisen mit schwerem Gepäck, oder wenn andere außergewöhnliche Umstände die Benutzung eines Taxis rechtfertigen. Ebenso ist die Nutzung von Mietfahrzeugen nur unter diesen Bedingungen zulässig.

Links zu den Richtlinien:

Reiserichtlinie für Beamte und Vertragsbedienstete, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster

Betriebsvereinbarung Dienstreisen Kollektivvertrag, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster

5.    Einkauf über eBay

Der Einkauf auf der Plattform "eBay" ist mit TU Wien Accounts nicht zulässig. Solche Accounts dürfen nicht eröffnet werden, bzw. müssen bestehende Accounts geschlossen werden. Einkäufe über "eBay" müssen als Privatperson durchgeführt werden und anschließend über einen Privatverkauf in SAP Services abgebildet werden. Daher ist auch die Nutzung der AirPlus Institutskreditkarte für Käufe bei eBay nicht gestattet.

Bei Nichteinhaltung dieser Regelungen muss die bestellende Person die Rechnung privat - ohne Erstattung der Kosten durch die TU Wien - bezahlen. Sollte eine AirPlus Institutskreditkarte verwendet werden, wird diese in weiterer Folge gesperrt.

Wir möchten außerdem darauf hinweisen, dass ein Preisvergleich bei Beschaffungen grundsätzlich empfohlen wird.

6.    Projektabrechnungen: Vergleichsangebote für Reisekosten, wenn vor oder nach der Reise Urlaub in Anspruch genommen wurde

Wenn im Rahmen von EU oder FFG- Projekten vor oder nach Dienstreisen Urlaub in Anspruch genommen wird, ist Folgendes zu beachten, damit die Anerkennung der Reisekosten seitens des Fördergebers gewährleistet ist:
Es muss nachgewiesen werden, dass frühere Hin- bzw. spätere Rückreisen nicht teurer sind als die, für die Dienstreise terminlich erforderliche Hin- bzw. Rückreise. Somit sind vor bzw. bei Buchung - unabhängig von der Kostenhöhe - unbedingt Screenshots von Preisvergleichen abzuspeichern, welche die Kostenäquivalenz ausweisen. Wir empfehlen diese Vergleichsangebote den Reisekostenbelegen beizulegen und damit die Ablage dieser Vergleichsangebote in SAP sicherzustellen. 

7.    Projektabschlüsse in der TISS Projektdatenbank

Wir möchten nochmals darauf hinweisen, dass Projekte, die das in TISS angegebene Projektende erreicht haben, zum Abschluss einzureichen oder in den Status „in Nachbearbeitung“ zu setzen sind. Im Fall der Verlängerung eines Projekts ist eine schriftliche Begründung (z. B. der Vertragszusatz) in TISS hochzuladen und das neue Projektende anzugeben. Das Setzen einer Nachbearbeitungsfrist ist nur in begründeten Fällen vorgesehen, wenn z. B. die Projektarbeiten abgeschlossen sind, aber die letzte Förderrate noch nicht eingegangen ist. Nach Einlangen der Förderrate sind auch diese Projekte unverzüglich abzuschließen.

8.    FWF Handbuch für §27-Projekte (PROFI)

Informationen zur Abwicklung von FWF-Projekten im Rahmen des §27 (PROFI) finden Sie ab sofort auf unserer Website.
Das zugehörige Handbuch ist ebenfalls ab sofort als Download , öffnet eine Datei in einem neuen Fensterverfügbar.

9.    Schließung von Alt-Sammlern, welche A oder X in ihren Bezeichnungen enthielten

Mit 1.1.2024 wurden die Ausgaben auf sämtlichen Sammlern vom Kostenersatz befreit. Dadurch entfällt die Notwendigkeit der Unterscheidung verschiedener Sammlerarten. 

Aus diesem Grund wurden sämtliche Alt-Sammler, welche A oder X in ihren Bezeichnungen enthielten, im Laufe dieses Jahres in Zusammenarbeit mit allen Betroffenen mit den aktuellen Sammlern zusammengelegt und anschließend geschlossen. Wir danken in diesem Zusammenhang allen herzlich für die rasche und tatkräftige Unterstützung! Das Ergebnis ist eine, für alle reduzierte und wesentlich übersichtlichere Sammler-Struktur.

10. Nun auch Informationen über andere Fördergeber nachzulesen

Das Projektcontrolling betreut abseits der Projekte der großen Förderschienen (EU, FWF, FFG) auch Projekte von Fördergebern wie aws, WWTF oder OeNB Jubiläumsfonds, deren Anzahl im Summe wesentlich geringer ist. Nichtsdestotrotz wurde sämtliches Wissen rund um die finanzielle Abwicklung dieser Projekte gesammelt und in Form von Dokumenten pro Fördergeber aufbereitet. Wir freuen uns, diese nun über unsere Website allen Interessent_innen zur Verfügung stellen zu können.