• Bitte die Version, die die zu korrigierende PPNR (=Planpersonalnummer) in insight beinhaltet, kopieren
• Die PPNR in dieser kopierten Version korrigieren und speichern
• Die Version mit STATUS: Ausschreibung freigeben abspeichern und die PPNR in dieser Version aufrufen und somit korrigiert nach TISS bringen

Für den Start eines Ausschreibungsantrages benötigen Sie eine gültige PPNR (= Planpersonalnummer). Diese PPNR legt das Dekanat/Vizerektorat aufgrund der Freigabe durch den_die Dekan_in/VR_in für Sie an und bringt diese PPNR nach TISS. Sobald die PPNR in TISS einlangt, erhält der_die unmittelbare Vorgesetzte_r eine automatische E-Mail mit dem Link zum Ausschreibungsantrag.

Bitte legen Sie dafür 2 PPNRn in insight an und bringen Sie davon 1ne PPNR (mit dem Vermerk „wird mit der PPNR XY ausgeschrieben“) nach TISS.

ACHTUNG: Der Zielwertkontrollbericht ist bis zur Besetzung – aufgrund dessen, dass eine PPNR NICHT nach TISS gebracht wurde – zwischenzeitlich nicht hochgerechnet und somit bis zur Besetzung nicht korrekt.

Leider können wir im FB Bewerbungsmanagement aus ressourcentechnischen Gründen „nur“ Globalbudget-Stellen im Ausschreibungs- und Bewerbungsprozess und somit auf der TU Jobplattform jobs.tuwien.ac.at unterstützen/anbieten. Gerne unterstützen wir Sie jedoch bei Medienschaltungen, dh. wir platzieren Ihre gewünschte DM-Ausschreibung in Ihrem gewünschten Medium mit Rechnungslegung an Ihre genannte Adresse.

Bei WH-Schaltungen gilt folgendes zu beachten:

• WH-Schaltung mit identem Text: Hier benötigen wir eine E-Mail an unseren FB Bewerbungsmanagement mit der gewünschten Info, cc an das Dekanat und den AKG. Diese beiden Instanzen können ggfls. ein VETO einlegen
• Bei „WH-Schaltungen“ mit Textänderungen bitte ebenso eine kurze E-Mail an uns richten, wir veranlassen einen neuen Instanzenlauf in TISS, dh. der Ausschreibungsantrag startet in TISS neu

In TISS unter dem Punkt PERSONALBEDARF > STELLENAUSSCHREIBUNG > MEINE ANTRÄGE kann der Ausschreibungsantrag durch AUFGABE TEILEN mit dem Sekretariat, etc. geteilt werden
(siehe dazu pdf File Techn. Support, S: 1).

ACHTUNG: Nur der_die Antragsteller_in kann dann die Ausschreibung in den Instanzenlauf schicken, da dies wie eine Unterschrift zu sehen ist.

Bitte geben Sie bestenfalls nur den Monat beim Beginn-Datum an, da der genaue Tag meist nicht definitiv eingehalten werden kann. Beispiel: Am Institut für XXX, am Forschungsbereich XX, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster ist eine Stelle als Universitätsassistent_in ab September 2022 (30 Wochenstunden, befristet auf voraussichtlich 4 Jahre) zu besetzen.

Weiters empfehlen wir bei Befristungen voraussichtlich 4 Jahre zu schreiben, da ggfls. nicht auf das Monat genau die Jahresbefristung eingehalten werden kann (aufgrund evtl. vorausgegangener Anstellungsverhältnisse).

Bitte bedenken Sie ebenso bei Karenzvertretungen folgendes: Steht das definitive Befristungsdatum wirklich fest, oder ist dies eine Karenz, befristet für die Dauer der Karenzvertretung? Meist steht die Frist der Karenz (in Zusammenhang mit einer Geburt) bzw. die Verlängerung der Karenz noch nicht fest bzw. muss diese erst spätestens drei Monate vor Ende der bereits verlangten Karenz bekannt gegeben werden.

Diese legen Sie bereits im digitalen Ausschreibungsantrag (Reiter: „Ausschreibung“ | Punkt: „Kundenportal“ fest! Sollte noch keinen Verpflichtungserklärung, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster der Person aufliegen, bitte diese an Email: karriere@tuwien.ac.at schicken. Sollte auf eine Person im Antrag vergessen worden sein, bitte bei der Ausschreibungsbestätigung (die nach einlangen der Ausschreibung im FB Bewerbungsmanagement ausgeschickt wird) die freizuschaltende Person rückmelden.

Auf der AKG-Website: https://www.tuwien.at/akg, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster => Formulare finden Sie die Richtlinie zum Entfall der Wiederholung einer Ausschreibung bzw. Formblätter zum Nachweis der Bemühung um geeignete Bewerberinnen.

Gerne sind wir Ihnen bei den Medienschaltungen behilflich. Unsere Medienliste 2023 steht Ihnen HIER zur Verfügung. Ihr gewünschtes Medium ist nicht dabei? Sprechen Sie uns gerne darauf an, wir legen Ihnen ein Angebot.

Der FB Bewerbungsmanagement schaltet bestimmte Medien, die das Medienbudget der TU Wien-FB Bewerbungsmanagement aufgrund von  Medienkooperation, etc. zulässt. Weitere Medien müssen aufgrund der budgetären Grenze auf Kosten der Institute/OEs geschaltet werden und auch explizit beim TISS Ausschreibungsantrag oder per Email an den FB Bewerbungsmanagement bekannt gegeben werden.

Der Grund liegt in den meisten Fällen darin, dass Sie im Ausschreibungsantrag (TISS) nicht genannt wurden. Bitte schicken Sie uns eine kurze E-Mail, wir werden dem nachgehen und Sie ggfls. um Übermittlung einer Verpflichtungserklärung, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster bitten, um Sie freischalten zu können. Bitte setzen Sie den_die Antragsteller_in (unmittelbare_r Vorgesetzte_r der Stelle) in cc, damit wir sicher gehen können, Sie freischalten zu dürfen.

Sollten Sie trotz Nennung und aufliegender Verpflichtungserklärung keinen Zugriff haben, schicken Sie uns bitte eine Email an: karriere@tuwien.ac.at, wir werden dem umgehend nachgehen.

Das Bewerbungsmanagement der o.g. Jobgruppen liegt bei TISS. Dh., wenn Sie keine Einsicht unter PERSONALBEDARF > Bewerbungsmanagement haben, bitte an die_den zuständigen Dekanatsleiter_in (Professuren/LB-Stellen) wenden bzw. an die DKs Leiterin Ioanna Giouroudi-Jovanovic, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

Wenn die_der Dienstnehmer_in einen Zugang zum Kundenportal der Bewerber_innendatenbank erhält, verpflichtet er_sie sich zur Einhaltung nachstehender Geheimhaltung > Geheimhaltungsvereinbarung, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster.

(!) Kopien/Ausdrucke sind jedenfalls zu löschen/zu vernichten (schreddern)

Ja, bitte gerne bereits Gespräche führen. Die Candidate Experience (= wie die Kandidat_innen den Bewerbungsprozess wahrnehmen) ist ein wichtiger Teil im Bewerbungsmanagementprozess. Am zufriedensten sind die Bewerber_innen, die einen sehr kurzen Bewerbungsprozess erleben, dh. bitte gerne mit passenden Kandidat_innen, die dem Anforderungsprofil entsprechen, sehr rasch einen Termin vereinbaren. Bitte nicht vergessen den AKG zu involvieren.

In Abstimmung mit dem AKG wurde eine Nachreichzeit von 5 Werktage ab Ende der Bewerbungsfrist vereinbart. Voraussetzung für die Nachreichung ist, dass alle Profilkriterien bereits bis zur Bewerbungsfrist bestehen/bestanden haben.

Die Bewerber_innen durchlaufen im eR System 4 wesentliche Statuspunkte.

• 1_Neue Bewerbung
• 2_Bewerbung wurde ins Kundenportal weitergeleitet
• 3_Bewerbung gelangt in die Vorselektion (Gespräch findet statt)
• 4_Besetzung

Bewerber_innen mit der Aktion „Institut/OE organisiert Bewerbungsgespräch selbstständig“ gelangen somit in den Status 3 und erhalten bei einer evtl. Absage auch ein individuelleres Absageschreiben.

Die Candidate Experience (= wie die Kandidat_innen den Bewerbungsprozess wahrnehmen) ist ein wichtiger Teil im Bewerbungsmanagementprozess. Am zufriedensten sind die Bewerber_innen, die einen sehr kurzen Bewerbungsprozess erleben. Bitte nicht vergessen den AKG zu involvieren. Weiters bitten wir uns im Zuge der Besetzung auch gewünschte Absagen durch die Aktion „Bewerber_in bitte absagen“ mitzuteilen, damit wir auch hier sehr zeitnah den Bewerber_innen eine wertschätzende Rückmeldung geben können.

Bei gewünschten Besetzungen ist die zwingend notwendige Aktion „1. Gereihte“ zu setzen, um eine Besetzung im System zu signalisieren und somit eine Besetzung gewährleisten zu können. Weiters wird ein Upload bei dem_der 1. Gereihten benötigt. Formulare für die Besetzung finden Sie im pdf File TECHNISCHER SUPPORT (vorletzte Seite, LINKS). Diese Formulare bitte in den notwendigen Instanzenlauf (wie am Formular angeführt, schicken). Den Betriebsrat erledigen wir in der PersAdmin. Sobald der Besetzungsvorschlag/Datenblatt (Stud. MA_innen) im Dekanat angekommen ist, wird der Upload von dem_der Dekanatsleiter_in bei der 1. Reihung durchgeführt oder Sie werden gebeten diesen Upload zu vollziehen. Die Besetzung wird dann von uns, FB Bewerbungsmanagement, bei dem_der zuständigen Personalreferent_in in die Wege geleitet. Sie erhalten eine abschließende E-Mail von uns, dass der Job finalisiert dh. abgeschlossen wurde.

Es werden keine Besetzungen entgegen der in der Ausschreibung beschriebenen Fakten (Wochenstunden, etc.) akzeptiert. Wenn eine z.B.: Flexibilität hinsichtlich Wochenstunden gegeben sein soll, bitten wir dies in der Ausschreibung auch entsprechend anzumerken, um dem Transparenzgebot gerecht zu werden:

Beispiele:

• Vollzeit 40 Wochenstunden (oder Teilzeit zu je 20 Wochenstunden)
• Teilzeit ab 20 Wochenstunden
• Vollzeit (Einstieg ab 30 Wochenstunden möglich)
• etc.

Bitte dies ggf. im TISS-Ausschreibungsantrag in einem Kommentarfeld entsprechend vermerken.

Wenn Sie ein Excel-File mit allen Bewerber_innen inkl. Email benötigen, bitte eine kurze Email an karriere@tuwien.ac.at mit der PPNR oder JOB ID vom Job senden. Gerne stellen wir Ihnen ein Excelfile zur Verfügung, das Sie in Ihrem Kundenportal downloaden können.

Nach der Logik des Systems (und auch nach unserer;)) kann eine Besetzung nur dann stattfinden, wenn ein Gespräch geführt wurde. Daher erscheint bzw. ist erst nach der Setzung der Aktion „Bewerbungsgespräch wird selbständig organisiert“ die Aktion 1. Gereihte_r durchführbar.

• Bitte beachten Sie eine BEARBEITUNGSZEIT wie am Formular angeführt, um eine ordnungsgemäße Anstellung gewährleisten zu können
• Im Falle von benötigten Aufenthaltsbewilligungen, etc. ist eine wesentlich längere Bearbeitungszeit einzuplanen
• Dienstantritte können im Normalfall nicht an einem Samstag, Sonntag oder Feiertag stattfinden und sind daher ausgenommen

Nach der Logik des Systems (und auch nach unserer;)) kann eine Besetzung nur dann stattfinden, wenn ein Gespräch geführt wurde. Daher erscheint bzw. ist erst nach der Setzung der Aktion „Bewerbungsgespräch wird selbständig organisiert“ die Aktion 1. Gereihte_r durchführbar.

Sobald die Aktion gesetzt wurde, bitte das dazugehörige Formular (Formulare für die Besetzung finden im pdf File TECHNISCHER SUPPORT (vorletzte Seite, LINKS)) in den Instanzenlauf bringen und zum Dekanat schicken. Sobald der Upload unter 1. Gereihte_r bei uns im System sichtbar ist, wird die Besetzung bei den zuständigen Personalreferent_innen von uns in die Wege geleitet. Eine kurze E-Mail mit der Finalisierung zum Job erfolgt sobald wir die Besetzung in die Wege geleitet haben, alle Bewerber_innen eine abgeschlossene Aktion aufweisen und der Job bei uns daher geschlossen wurde.

Bei einer evtl Absage der_des 1. Gereihten (ohne bereits erfolgter Anstellung) können Sie auf die 2. Reihung zurückgreifen. Sollte hier keine Verfügbarkeit mehr bestehen, ist eine Kontaktaufnahme mit der 3. Reihung vorgesehen. Wenn diese Person ebenso die Stelle nicht antreten möchte, muss eine WH Schaltung gestartet werden.

Da man der Verpflichtung der Ausschreibung bereits nachgekommen ist, können Sie auf die_den 2./3. Gereihten bis 6 Monate (wenn noch verfügbar) nach ursprüglichem Dienstantritt der 1. gereihten Person zurückgreifen, wenn die 1. gereihte Person das DV gelöst hat. Ein Zugreifen nach dieser Frist ist ausgeschlossen, die Ausschreibung muss neu gestartet werden.

Handelt es sich um einen interne_n Mitarbeiter_in, die_der einen Arbeitsplatzwechsel innerhalb der TU Wien anstrebt, hat zeitgerecht ein Gespräch mit der_m unmittelbaren Vorgesetzten zu erfolgen. Grundsätzlich ist das Datum des Arbeitsplatzwechsels einvernehmlich zwischen der ausschreibenden Stelle, der_dem ausgewählten Mitarbeiter_in und der Leitung des bisherigen Arbeitsplatzes festzulegen. Sollte kein Einvernehmen herzustellen sein, gilt die Kündigungsfrist analog der Arbeitnehmer_innen des KV. Weiters ist der Gehalt entsprechend der Ausschreibung abzustimmen und zu vereinbaren.

Entsprechend dem Frauenförderungsplan der TU Wien ist der Anteil von Frauen in allen Organisationseinheiten, auf allen Hierarchieebenen sowie in allen Funktionen und Tätigkeiten an TU Wien sowohl in befristeten als auch in unbefristeten Beschäftigungsverhältnissen und in Ausbildungsverhältnissen auf mind 50% anzuheben bzw ist ein Anteil von 50% zu erhalten.

In Organisationseinheiten, in denen dieser Anteil noch nicht erreicht ist, sind Bewerberinnen, die für die angestrebte Stelle in gleichem Maße geeignet sind wie der bestgeeignete Mitbewerber so lange vorrangig aufzunehmen, bis der Frauenanteil von 50% erreicht ist, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Das Team FB Bewerbungsmanagement kennt die Wichtigkeit der Candidate Experience und antwortet in der Regel innerhalb von 1 -2 Tagen. Jedenfalls haben wir uns im Zuge des HR-Award verpflichtet, innerhalb 1 Woche eine Rückmeldung zu geben, dem wir im Normalfall nachkommen.

Wenn Schüler_innen Ihnen direkte Anfragen schicken, können Sie diese gerne innerhalb Ihrer Abteilung abwickeln, sofern der Interessensbereich passend ist. Ansonsten leiten Sie uns gerne die E-Mail weiter. Je nach Interessensbereich (Elektrotechnik, Chemie, etc.) und Zeitraum, wann die berufspraktischen Tage stattfinden sollen, treten wir mit passenden Instituten in Kontakt und fragen nach möglichen Ressourcen. Die Schüler_innen erhalten nach Abklärung eine entsprechende Rückmeldung von uns, ob wir die Tage anbieten können oder nicht.

Wenn Praktikaanfragen bei Ihnen direkt einlangen, können Sie diese gerne innerhalb Ihrer Abteilung abwickeln, sofern der Interessensbereich passend ist. (siehe auch unser Infomaterial > Weitere Infos > PRAKTIKA).

Ansonsten leiten Sie uns gerne die E-Mail weiter. Wir treten mit passenden Instituten/OEs in Kontakt und fragen nach möglichen Ressourcen. Die Personen erhalten nach Abklärung eine entsprechende Rückmeldung von uns, ob wir Praktika anbieten können oder nicht.

Initiativbewerbungen bitte gerne ebenso an uns weiterleiten, wir kümmern uns darum. Sollte der_die Kandidat_in auf eine Stellenausschreibung in naher Zukunft bei Ihnen passen, geben Sie uns bei der Weiterleitung gerne Bescheid. Wir können den_die Kandidat_in gerne TAGen und bei Ihrer nächsten Jobausschreibung auf Ihren Job aufmerksam machen.