Die Entstehung des TU Records Management Systems wurde durch die zunehmende Nachfrage nach einer digitalen Aktenverwaltung vorangetrieben. In einem gemeinsamen Projekt mit der BOKU Wien und FAW wurde die Implementierung eines Case Management Systems auf Basis von Alfresco Digital Business Framework verwirklicht. Ursprünglich konzentrierte sich das Projekt auf die Anforderungen einer Vertragsverwaltung. Es wurde für die Umsetzung ein dezidiert generischer Ansatz gewählt, um darauf aufbauend nicht nur eine Vertragsverwaltung, sondern verschiedene Anforderungen rund um die Vertrags- und Aktenverwaltung umsetzen zu können.

Mit TURM ist daher ein System entstanden, das sich sehr flexibel an diverse Use Cases anpassen lässt, wie auch jetzt im Fall des Berufungsprozesses. Die Applikation ermöglicht die direkte Ablage des Berufungsakts in TURM. Hierfür wird eine spezielle Site mit einem entsprechenden Metadatenmodell erstellt.

Wie unterscheiden sich Records Management und Dokumentenmanagement?
Im Dokumentenmanagement wird jedes Dokument als Element gesehen und erhält Metadaten. Ordner können verwendet werden, sind aber nicht zwingend notwendig, um Dokumente zu strukturieren und auffindbar zu machen.

Im Records Management liegt der Fokus auf dem Record. Dabei handelt es sich um einen digitalen Akt, der zugehörige Dokumente enthält. Jeder Record hat einen eigenen Satz an definierten Metadaten. Diesem können in den weiteren Dokumenten zugeordnet werden, die ebenfalls mit Metadaten versehen werden können.