Compliance Officers der TU Wien
Mit 1. Juni 2021 richtete die TU Wien den Fachbereich Compliance ein und bestellte zwei Compliance Officers (CO): Elke Sagmeister bearbeitet den zentralen Bereich und Verena Dolovai die Agenden in der Forschung. Compliance ist ein komplexes Thema, das alle Bereiche betrifft und bei dem viele Gesetze und Vorgaben beachtet werden müssen. COs verantworten die Rechts- und Regelkonformität aller Prozesse und Abläufe innerhalb einer Organisation. Welche Aufgaben und Kompetenzen dem CO konkret zugeordnet sind, entscheidet die jeweilige Organisation im Einzelfall. Ohne COs, die das Compliance-Management vorantreiben, laufen Organisationen leichter Gefahr, gegen geltende Gesetze und Richtlinien, Policies und Standards zu verstoßen und setzen sich damit einem hohen Risiko von Imageschäden und Strafgeldern aus. Nun ist es die Aufgabe der COs, ein Compliance-Management-System samt Meldesystem für Hinweisgeber_innen gemäß den Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie sowie Antikorruptionsregelungen zu implementieren.
Aufgaben
Grundsätzlich sind die Compliance Officers verantwortlich für die Festlegung, Definition und Kontrolle von Maßnahmen zur Umsetzung und kontinuierlichen Aufrechterhaltung der Legal Compliance Policy der TU Wien, um Schäden in der TU Wien vorzubeugen, zu verhindern oder entgegenzuwirken. Die Anforderungen an Compliance Officers sind neben der fachlichen Qualifikation eine hohes Maß an Integrität und Verantwortungsbewusstsein sowie gute Kenntnisse über die Organisation und deren Tätigkeitsumfeld. Zugute kommen ihnen ein ausgezeichnetes Verständnis von Recht und Rechtssprechung und das Vermögen, komplexe Sachverhalte und Zusammenhänge zu verstehen sowie eine lösungsorientierte Arbeitsweise und Entscheidungskompetenz. Schließlich haben sie eine beratende und unterstützende Funktion dabei, Änderungen und Verbesserungen innerhalb der Organisation voranzutreiben. Compliance-Verantwortliche analysieren und identifizieren auf Grundlage ihrer Tätigkeit Risikopotenziale, entwickeln Vorschläge zum Umgang und zur Vermeidung von Compliance-Risiken und stoßen die Optimierung bestehender Prozesse und Abläufe an. Zu ihren Aufgaben zählen:
- Enge Kooperation mit der Universitätsleitung und Fachbereichen
- Beratung von Leitungsorganen und Mitarbeiter_innen
- Training und Schulung von Leitungsorganen und Mitarbeiter_innen
- Aufrechtrechterhaltung des compliance-relevanten internen Informationsflusses
- Aufbau eines Compliance Management Systems
- Aufrechterhaltung des Informationsflusses mit Sachbearbeiter_innen und meldeberechtigten Personen
- Dokumentation und Archivierung von Meldungen
- Entgegennahme, Koordination und Bearbeitung der Meldungen
- Pflege und Verwaltung der Compliance Vorschriften und des Meldesystems (Meldekanäle)
- Ermittlung von Risikofeldern und Risikobewertung für die Zukunft
- Schulungen & Beratungen
- Evaluierung, Optimierung, Neuaufsetzen von Prozessen
- Unterstützung bei der Implementierung und Weiterentwicklung interner Kontrollsysteme
- Schriftliche Fixierung von Regelungen und Prozessen
- Reporting
Die Compliance Officers haben eine direkte Berichtspflicht gegenüber dem Rektorat bzw. dem_der Rektor_in. Die periodische Berichterstattung erfolgt einmal im Monat bzw. in dringenden Fällen nach individueller Vereinbarung. Am Ende des Jahres wird ein Compliance-Jahresbericht erstellt.
